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Cómo es el workflow o flujo de trabajo

Que es workflow
Un flujo de trabajo es una secuencia de tareas que procesa un conjunto de datos. Los flujos de trabajo se producen en todo tipo de negocios e industrias. Cada vez que se pasan datos entre humanos y/o sistemas, se crea un flujo de trabajo. Los flujos de trabajo son las rutas que describen cómo algo pasa de deshacerse a hecho, o crudo a procesado.

Tipos de flujo de trabajo

Los flujos de trabajo ocurren en todo el espacio de trabajo. Algunos están muy estructurados, y otros no están estructurados, pero los flujos de trabajo existen cada vez que los datos se mueven de una tarea a otra.

Aquí hay tres tipos principales de flujo de trabajo:

  1. Flujo de trabajo del proceso
  2. Flujo de trabajo del caso
  3. Flujo de trabajo del proyecto

Veamos cada flujo de trabajo en detalle.

Flujo de trabajo del proceso

Un flujo de trabajo de proceso ocurre cuando el conjunto de tareas es predecible y repetitivo. Esto significa que antes de que un elemento comience el flujo de trabajo, usted sabe exactamente qué ruta debe tomar.

Los flujos de trabajo de procesos de negocio se configuran para manejar un número ilimitado de elementos que pasan por ellos. Un ejemplo es un flujo de trabajo de aprobación de solicitudes de compra. Tan pronto como se inicia, el flujo de trabajo se establece con pocas variaciones, y puede procesar cualquier número de elementos en un solo flujo de trabajo.

Flujo de trabajo del caso

En un flujo de trabajo de caso, no conoce la ruta requerida para completar el elemento al principio. El camino se revela a medida que se recopilan más datos. Los tickets de soporte y las reclamaciones de seguros son buenos ejemplos de casos. No está claro desde el principio cómo se procesarán estos artículos; solo después de alguna investigación se revelará el camino.

Similar a los flujos de trabajo de procesos, los flujos de trabajo de casos pueden manejar cualquier número de elementos, aunque dependen de un humano o un bot inteligente para discernir el camino correcto.

Flujo de trabajo del proyecto

Los proyectos tienen un camino estructurado similar a los procesos, pero puede haber más flexibilidad en el camino. Piensa en lanzar una nueva versión de tu sitio web. Puede predecir con buena precisión la secuencia de tareas necesarias para completar el proyecto.

Sin embargo, el flujo de trabajo del proyecto solo es bueno para un elemento. Es posible que otra versión del sitio web no se realice durante mucho tiempo y no sea probable que siga exactamente el mismo camino.

La mayoría de los recursos que encontrará en línea solo se referirán a los flujos de trabajo en el sentido del flujo de trabajo del proceso, pero los otros dos son igual de importantes de considerar que gran parte del trabajo alrededor de la oficina cae en esas dos categorías.

¿Qué no es un flujo de trabajo?

Si los datos no se mueven, no tiene un flujo de trabajo. Por ejemplo, si está administrando una lista de tareas no conectadas (pasear al perro, ir a la tienda de comestibles, recoger la limpieza en seco), esto no es un flujo de trabajo, sino gestión de tareas. Para que sea un flujo de trabajo, las tareas tienen que estar conectadas de una manera que sean parte de algo más grande.

¿Cómo puedo detectar flujos de trabajo a mi alrededor?

Los flujos de trabajo se esconden en muchos lugares. Si tienes muchos correos electrónicos que pasas sin pensar por una cadena invisible, eso es un flujo de trabajo. Si imprimes el mismo formulario una y otra vez, ese es un flujo de trabajo.

Si te encuentras recurriendo a una hoja de cálculo para organizar los datos dinámicos, ese es un flujo de trabajo. Si encuentras que tu trabajo se está retrasando porque alguien más no está haciendo bien su trabajo, ese es un flujo de trabajo.

Aquí hay un ejemplo de un flujo de trabajo de incorporación de empleados.

¿Los flujos de trabajo y los procesos son lo mismo?

N.o Los flujos de trabajo solo describen la secuencia de tareas. Un proceso es un término más amplio que también abarca los datos, formularios, informes y notificaciones necesarios para obtener un elemento de principio a fin en un entorno estructurado.

Por ejemplo, el flujo de trabajo para las órdenes de compra podría ser Iniciador => Aprobación del Administrador => Procesamiento de Adquisiciones. Pero el proceso también implica un conjunto de datos de proveedores aprobados para elegir, el número secuencial individual asignado a la orden de compra, cómo se notifica la adquisición, el presupuesto disponible y muchos más factores. Obtenga más información sobre el flujo de trabajo frente al proceso.

¿Los flujos de trabajo y las listas de verificación son lo mismo?

No, Una lista de verificación es una versión elemental de un flujo de trabajo. Las listas de verificación solo funcionan para procesos y proyectos, pero a menudo carecen de la capacidad de compartir entre los miembros del equipo. Las listas de verificación también dificultan el seguimiento de los elementos que necesitan volver a una etapa anterior de un flujo de trabajo.

Las listas de verificación hacen un trabajo deficiente procesando flujos de trabajo que están condicionados a ciertos datos. Por ejemplo, si está haciendo campañas de marketing, pero desea seguir un flujo de trabajo diferente basado en la plataforma que se utilizará para distribuir la campaña, necesitaría tener tantas listas de verificación como plataformas. Mientras que con un flujo de trabajo más sofisticado, puede manejar todos los elementos en un solo flujo de trabajo.

Tenga cuidado antes de elegir una herramienta de flujo de trabajo que se parezca más a una lista de verificación automatizada, ya que encontrará rápidamente limitaciones en cómo puede manejar sus elementos.

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